FOOD Sekretariat

Hvem skal jeg spørge om hjælp i sekretariatet?


Klik på de enkelte faner for at se hvilken medarbejder i sekretariatet, som kan hjælpe dig med din specifikke opgave


Bestilling af forplejning, lokalebooking, AU biler og visitkort

Alle i sekretariatet kan hjælpe med disse opgaver, men den primære fordeling på forskergrupperne er:

  • PFS: Signe Nørretranders
  • PFC: Rikke Karlsen
  • DBF: Marie B. Cordon
  • FC + FT: Bente L. Kant
  • FQS: Sarah L. Nielsen
  • Institutfunktion: Annette Visti / Rikke Karlsen


Find bestillingssedlen til forplejning her.

Nøgler og adgangskort

  • Sarah L. Nielsen
  • Marie B. Cordon

Rejser, afregning i RejsUd og fakturaer

Ved bestilling af fly, hotel etc. er opgaverne som udgangspunkt opdelt på forskergrupperne:

  • PFS, FC, FT og DBF: Signe Nørretranders
  • PFC, FQS og Institutfunktion: Rikke Karlsen 
     

For support ved afregninger i RejsUd og ved spørgsmål ang. fakturaer:

  • Signe Nørretranders
  • Rikke Karlsen

Events og konferencer

Skal du afholde et større arrangement, workshop, konference eller lignende, og/eller har du brug for et link, hvor deltagerne kan tilmelde sig (Conference Manager)? 

  • Rikke Karlsen
  • Signe Nørretranders

Indkøb

  • Kontorartikler, møbler og konferencevarer: Rikke Karlsen
  • Indkøb til køkkener og konferencevarer: Signe Nørretranders


Find mere information om regler og guidelines for indkøb og de resterende af FOODs indkøbere, som bl.a. står for indkøb af varer til laboratorier og væksthus. 

OBS: Alle indkøb skal gå via én af FOODs indkøbere

Personalemæssige opgaver

Sarah L. Nielsen og Marie B. Cordon:

  • Support ifm. Emply Hire (rekruttering)
  • Registrering vedr. ansættelse og fratrædelse via medarbejderstamkort
  • Tildeling/lukning af kreditkort, rejseforsikring, e-mail
  • Multimedieadministration
  • Pårørendelister
  • Fraværshåndtering samt syge- og raskmelding
  • Omsorgsdage
  • Feriehåndtering
  • ProMark support
  • Forbindelsesled til HR, specialistteamet og ph.d.-skolen
  • Klargøring af kontor, dørskilt, mv.
  • Jubilæer
  • Vejledning til udlændinge mht. registrering hos myndigheder mv. og sprogundervisning
  • Distributionslister i Outlook


Annette Visti:

  • Opgørelse af flex-saldi

Grafiske opgaver og foto

Posters, brochuremateriale, foldere, flyers, portrætfoto og fotodatabase:

  • Signe Nørretranders og Bente L. Kant


Mødeprogram og invitationer:

  • Signe Nørretranders, Bente L. Kant, Rikke Karlsen

Projekthjemmesider og SharePoint

  • Bente L. Kant
  • Signe Nørretranders
  • Rikke Karlsen

FOOD Print

Nyhedsbrevet FOOD Print udkommer onsdage med to ugers mellemrum. Har du en nyhed, begivenhed eller information, som du gerne vil dele med dine kollegaer i FOOD Print, så send materialet senest torsdagen inden udgivelsen:

  • Bente L. Kant

Workzone

Alt materiale til journalisering sendes til Workzone funktionspostkassen ved FOOD, og sekretariatet vil derefter selv fordele opgaverne (Sarah L. Nielsen, Bente L. Kant og Marie B. Cordon):

PURE

Send information om registrering af publikationer og aktiviteter til Pure funktionspostkassen ved FOOD. Henvendelser håndteres løbende i sekretariatet (Bente L. Kant og Rikke Karlsen):

FOODs website, infoskærm, institut-PowerPoint, projektkatalog

  • Bente L. Kant

FOOD medarbejderportal (intranet)

Har du input eller ændringer til FOOD medarbejderportal, så er du velkommen til at kontakte:

  • Rikke Karlsen

CiFOOD website

  • Signe Nørretranders

Sekretariatsbetjening af udvalg