Bestilling af fly, hotel, tog etc.

Fly + Hotel

Aarhus Universitet har i øjeblikket en aftale med rejsebureauet CWT, hvor der kan bestilles fly og hotel via deres online bookingsystem. Personale på AU må derfor ikke bruge andre rejsebureauer end dette (undtagelse: flybilletter/hotelovernatninger må gerne bestilles direkte ved det enkelte flyselskab/hotel, men ikke via rejsesøgemaskiner som fx Momondo eller andre rejsebureauer).

Ved ansættelsesstart bliver du oprettet med en profil hos CWT – følg de vejledninger, som du får på mail fra dem. Ved første login anvend brugernavn auXXXXX@uni.au.dk.
Husk at opdatere dine personlige data hvis nødvendigt under 'my profile'.

CWT onlinebooking - fly/hotel

Når du bestiller din rejse, skal du huske:

At overholde AUs rejsepolitik og orientere dig om rejsebestilling på AU
Læs mere om CWT og rejser
Bestilling af hotel i Danmark udenfor CWT: det er vigtigt, at 'Aarhus Universitet' fremgår som køber på fakturaen - dette giver fuldt momsfradrag på overnatninger. Læs mere om hotelaftalen i Danmark
Hotel i Danmark / udland: vælg som udgangspunkt kun hoteller, som ikke overskrider det maksimale beløb per overnatning. I CWT skal du derfor gå efter hoteller, som er markeret med grøn prik (ikke rød) for at imødekomme politikken. Læs mere om hoteldispositionsbeløb (se 'cirkulære om satsregulering' - fra s. 15)
Fakturaer/kvitteringer fra CWT kan ende i dit spamfilter (til brug ved afregning i RejsUd)
Eventuelle bonuspoint skal anvendes til fremtidige tjenesterejser
Når du booker via CWT, ved AU, hvor i verden du befinder dig, og kan bedre hjælpe i forbindelse med krisesituationer

Tog

Bestilling af togbilletter - Danmark (DSB)
Bestilling af togbilletter - Europa (DSB)
Bestilling af togbilletter via AU
Information om togrejser

Anden rejsebestilling

Mere information om rejsebestilling på AU

RejsUd - Afregning

Alle rejse- og udgiftsafregninger foretages i systemet RejsUd, og de bør afregnes senest 14 dage efter køb eller hjemkomst fra rejse.

Nyttige links og vejledninger til afregninger:

Login RejsUd (brug 'Single Sign On')
Se video – Sådan laver du dine afregninger

Kort version: Regler for afregning i RejsUd hos FOOD (kørselsgodtgørelse, time- og dagpenge og andre gode råd)

AU tjenestebiler og kørsel i udlandet (forsikring)

Kontakt venligst Sarah L. Nielsen eller Sandra L. Damgaard for at få adgang og instruktioner til AU tjenestebiler i AFP 48.

Bilerne bookes via Outlook-kalenderen (søg: "Agro Food Park bil...")
Nøgler til bilerne i AFP 48 findes i et aflåst skab udenfor lokale 5908-125 – se vejledning til brug af nøgleskab
Lån af tjenestebiler kræver gyldigt EU-kørekort. Ved ansættelsesstart vil du blive bedt om at aflevere en kopi af dit kørekort
HUSK at udfylde kørebogen efter endt kørsel, som ligger i handskerummet
Når du tanker brændstof på en tjenestebil, så bør du altid så vidt muligt bruge bilernes brændstofkort, som findes i kørebøgerne i handskerummet. Hvis du har brugt dit AU-kreditkort eller lavet et privat udlæg til tankning af brændstof på en tjenestebil, så kontakt sekretariatet (Signe Nørretranders eller Rikke Karlsen) for sag og sagsopgave, som du skal bruge ved afregningen i RejsUd. Brændstoffet skal ikke afregnes direkte på dit projekt.
Find mere information om tjenestebiler her

Ved kørsel i udlandet i AU tjenestebiler (forsikring)
Af hensyn til forsikring skal det oplyses til Nat-Tech Byg, hvis du skal bruge en AU tjenestebil i udlandet. De bestiller herefter forsikringen for dig:

Kontakt: fou.betj.st.oko.au@list.au.dk
Oplys: hvilken bil, destination, forsikringsperiode, navn på hovedansvarlig (som er med på turen) samt sag og sagsopgave som skal betale for forsikringen

Rejseforsikring

Sæt dig grundigt ind i reglerne for rejseforsikring før afrejse.
Du finder informationen her:

Rejseforsikring på AU
Research Abroad - AU insurance (inkl. information om kontaktperson ved spørgsmål)

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte: rejser@au.dk

AU kreditkort

Alle lønnede ansatte hos FOOD får ved ansættelsesstart udleveret et AU kreditkort. Har du endnu ikke modtaget dit kort, bedes du kontakte sekretariatet: Sarah L. Nielsen og Sandra L. Damgaard.

Hvad må jeg bruge mit AU kreditkort til?

AU kreditkortet må bruges til køb, som er arbejdsrelaterede (vær opmærksom ifm. udgifter ved rejser, som du ønsker dækket af time- og dagpenge)
Inden køb bør du altid kontakte en af indkøberne ved FOOD, da de kender AUs indkøbsregler og -aftaler
Vær opmærksom på, at det naturligvis altid skal være afklaret, hvilket projekt der skal betale udgiften, inden kortet anvendes
Gem altid kvitteringer for dine køb, da de skal uploades som dokumentation ved afregning i RejsUd (vær opmærksom på først at afregne dine AU kreditkorttransaktioner, når de er synlige i RejsUd - der kan gå nogle dage)
Læs mere om regler for køb ifm. rejser her
Få mere information om regler og anvendelse af kreditkort på AUs website
Spærring af kreditkort

Brobizz

Brobizz kan lånes i kontorartikelrummet (lokale 5909-114) i AFP 48.

Der vil være brug for følgende oplysninger ved afhentning af Brobizz:

Navn på bruger
Dato for brug
Anledning
Sag og sagsopgave

Refusion af udlæg fra andre end AU

Når du har afholdt udgifter, og det efterfølgende viser sig, at man kan få helt eller delvist refunderet disse fra andre end Aarhus Universitet, skal refusionen håndteres efter en af nedenstående retningslinjer:

Refusion og udlæg

Tag gerne kontakt til din projektøkonom herom. Find din projektcontroller her.

Pas & Visum

Find mere information her:

Pas og visum
Research abraod: Visa / residence and work permits
Eller kontakt: rejser@au.dk

Rejser og Afregning