Rejser og Afregning

Find mere information nedenfor omkring rejser og afregning. Har du spørgsmål eller brug for hjælp, så kontakt FOOD sekretariatet:

  • Rikke Karlsen (PFC, FQS og Institutfunktion) 
  • Signe Nørretranders (PFS, FC, FT og DBF) 

Bestilling af fly, hotel etc.

Kontakt Rikke Karlsen eller Signe Nørretranders for booking af fly, hotel osv. - de hjælper gerne, og de kender reglerne for rejsebestilling. 


Fly

Aarhus Universitet har i øjeblikket en aftale med rejsebureauet CWT, hvor der kan bestilles flyrejser via CWTs online bookingsystem; personale på AU må derfor ikke bruge andre rejsebureauer end dette (undtagelse: flybilletter må gerne bestilles direkte ved det enkelte flyselskab, men ikke via rejsesøgemaskiner som fx Momondo eller rejsebureauer). 
Ved ansættelsesstart bliver du oprettet med en profil hos CWT – følg de vejledninger, som du får på mail fra dem. 

Bestiller du selv din rejse, skal du huske:

Hotel

Har du brug for hotelovernatninger, booker Rikke Karlsen eller Signe Nørretranders gerne. 

Bestiller du selv hotel, skal du være opmærksom på følgende regler:

  • Staten (herunder AU) har aftaler med hoteller i Danmark, som skal bruges, medmindre ingen af hotellerne opfylder det, som der er behov for. Læs om Hotelaftalen (Danmark)
  • Ved bestilling af hotel i Danmark er det vigtigt, at ’Aarhus Universitet’ fremgår af fakturaen som køber – dette giver fuldt momsfradrag på overnatninger 
  • Ved overnatninger i udlandet kan man anvende rejsebureauet CWT onlinebooking. Husk at hotelovernatninger skal holde sig under det maksimale beløb per overnatning per nat (gælder både i Danmark og udlandet) – se Hoteldispositionssats (se fra s. 15)
  • Eventuelle bonuspoint må kun anvendes til fremtidige tjenesterejser 

RejsUd - Afregning

Alle rejse- og udgiftsafregninger foretages i systemet RejsUd, og de bør afregnes senest 14 dage efter køb eller hjemkomst fra rejse. 

Nyttige links og vejledninger til afregninger:

AU tjenestebiler og kørsel i udlandet (forsikring)

Der er mulighed for at låne AU tjenestebiler i Agro Food Park 48. Bilerne bookes via Outlook-kalenderen. 

  • Nøgler til bilerne i AFP findes i et aflåst skab udenfor lokale 5809-125 – se vejledning til brug af nøgleskab 
  • Lån af tjenestebiler kræver gyldigt EU kørekort. Ved ansættelsesstart vil du blive bedt om at aflevere en kopi af dit kørekort
  • HUSK at udfylde kørebogen efter endt kørsel, som ligger i handskerummet 
  • Når du tanker brændstof på en tjenestebil, så bør du altid så vidt muligt bruge bilernes brændstofkort, som findes i kørebøgerne i handskerummet. Hvis du har brugt dit AU-kreditkort eller lavet et privat udlæg til tankning af brændstof på en tjenestebil, så kontakt sekretariatet (Signe Nørretranders eller Rikke Karlsen) for sag og sagsopgave, som du skal bruge ved afregningen i RejsUd. Brændstoffet skal ikke afregnes direkte på dit projekt.
  • Find mere information om tjenestebiler her


Ved kørsel i udlandet i AU tjenestebiler (forsikring)
Af hensyn til forsikring skal det oplyses til Nat-Tech Byg, hvis du skal bruge en AU tjenestebil i udlandet. De bestiller herefter forsikringen for dig:

  • Kontakt: Ebbe Birch, ebbe.birch@au.dk 
  • Oplys: bilens registreringsnummer, destination, forsikringsperiode samt sag og sagsopgave som skal betale for forsikringen 

Rejseforsikring

Sæt dig grundigt ind i reglerne for rejseforsikring før afrejse.
Du finder alt information her: Rejseforsikring på AU

AU kreditkort

Alle lønnede ansatte hos FOOD får ved ansættelsesstart udleveret et AU kreditkort, som må bruges til køb, der er arbejdsrelaterede. Har du endnu ikke modtaget dit kort, bedes du kontakte sekretariatet: Sarah L. Nielsen og Marie B. Cordon.

Brobizz

Brobizz kan lånes i kontorartikelrummet (lokale 5909-114) i AFP 48. 

Der vil være brug for følgende oplysninger ved afhentning af Brobizz:

  • Navn på bruger 
  • Dato for brug 
  • Anledning 
  • Sag og sagsopgave 

Refusion af udlæg fra andre end AU

Når du har afholdt udgifter, og det efterfølgende viser sig, at man kan få helt eller delvist refunderet disse fra andre end Aarhus Universitet, skal refusionen håndteres efter en af nedenstående retningslinjer:


Tag gerne kontakt til din projektøkonom herom. Find din projektøkonom her. 

Pas & Visum

Find mere information her: